Las cuentas por Cuentas por pagar y documentos por pagar son obligaciones que se asumen dentro de una unidad económica, después de adquirir mercadería para la venta, materia prima para ser transformada, contratación de algún servicio, justificación de algún gasto, obligaciones adquiridas con empleados, con el fisco así mismo con instituciones financieras y/o otras actividades que estén directamente o exclusivamente relacionadas con la actividades que la empresa desempeñe y que sean necesarios para su funcionamiento.
Es de gran importancia que una empresa sea pequeña o grande gestione esta situación de tal manera que sea esta cartera como un curriculum de una empresa que cumple con sus obligaciones y sobre todo que cuenta con capacidad de pago.
En el Ecuador un gran porcentaje de las empresas son de tipo familiar se podría decir que su en su mayoría tienen este origen. ¿Qué quiere decir esto?. Esta característica se le atribuye a razón de que estas empresas basan su composición o estructura administrativa en una jerarquía familiar y se persigue un fin común que es el de sostener un hogar, es más común ver hoy en día como estas pasan de generación en generación y sobre todo a las mujeres involucraras en el mundo laboral, volviéndose sus propios jefes, involucrando a sus hijos y un sinnúmero de situaciones que se puede apreciar en este tipo de empresas.
Así mismo otra de las realidades que existen en nuestro país es que muchas de estas empresas no cuentan con un sistema informático de apoyo o que en el caso que lo tuvieren no esta ajustado a sus necesidades, o en otros casos estos solo disponen de ciertos módulos, donde no se puede llevar un control de las obligaciones por pagar.
En esta ocasión he desarrollado una plantilla sencilla de manejar, está disponible en excel, la cual nos permite controlar específicamente los proveedores que que quedan pendiente de pago, así mismo nos permite saber en el caso de haber girado cheques cuantos días faltarían por vencer, en la misma se puede llevar un detalle de la siguiente información:
- Nombre del Proveedor
- Fecha de Emisión (Factura o Proforma)
- Días de Crédito otorgado por el proveedor
- Fecha de Vencimiento (Se calcula automáticamente)
- Días (Los que restan para su vencimiento, Se calcula automáticamente)
- Valor (Importe de la factura incluido impuestos)
- Retención (Si fuera el caso, sumatoria de la retención en la fuente del IR e IVA)
- Numero de nota de crédito (Si fuere el caso, por devoluciones o ajustes de precios)
- Valor de la Nota de Credito
- Valor a Pagar (Corresponde al importe de la factura, menos la retención y menos las notas de créditos, se calcula automáticamente).
- Numero de documento que soporta la cuenta por pagar (Factura o Proforma)
- Estado del Crédito: PENDIENTE, POR VENCER Y VENCIDO
- Numero de cuota (En casos en que la factura se pague en cuotas por ejemplo: 30,60 y 90 días o 15 y 30 etc.)
- Forma de pago (CHEQUE, TRANSFERENCIA, EFECTIVO, T. DE CRÉDITO Y CRUCE DE CUENTAS)
- Numero de documento que soporte el pago
- Fecha de pago o abono
- Observación (datos adicionales)
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